JAK DZIAŁAMY

Nasze stardardy działania

Trasparentność rozliczeń 

Priorytetem naszej firmy jest pełna transparentność finansowa. Jako jedyni na rynku zapewniamy właścicielom lokali pełne roczne rozliczenie finansów Wspólnoty, przygotowane w czytelnej formie i dostarczane drogą elektroniczną każdemu właścicielowi. Taki raport zawiera szczegółowe zestawienie przychodów i kosztów Wspólnoty za dany rok wraz z niezbędnymi zestawieniami, których nie zapewnia konkurencja. Nasze zestawienia obejmują rozliczenie wszystkich faktur i rachunków, wraz ze wskazaniem każdej z nich,  dzięki temu każdy z właścicieli ma pełny obraz sytuacji finansowej – jest to jedyny i w pełni wystarczający dokument do oceny prawidłowości działania Wspólnoty. Jest to zupełnie inny dokument od otrzymywanego standardowo rozliczenia rocznego, którego poprawności nie da się ocenić bez sięgnięcia do źródeł, czyli dokumentów księgowych wspólnoty i rozliczeń wynikających z wpływów na rachunek bankowy wspólnoty.

Tak wysoki standard rozliczeń finansowych daje Państwu pewność, że środki Wspólnoty są wydatkowane właściwie, a wszelkie operacje finansowe są udokumentowane. Żadna inna firma zarządzająca nie oferuje tak kompleksowego i przejrzystego sprawozdania. W praktyce oznacza to koniec z wątpliwościami co do gospodarowania funduszami – stawiamy na pełną jawność, by budować zaufanie i poczucie bezpieczeństwa wszystkich właścicieli.

System online 

Korzystamy z nowoczesnego systemu online do zarządzania nieruchomościami, który usprawnia komunikację i administrowanie Wspólnotą. Proponujemy dwa modele dostępu do systemu: mogą go Państwo nabyć na własność dla Wspólnoty albo korzystać z niego za naszym pośrednictwem.  Dla pełnej przejrzystości i dostępu do wszelkich danych do których sami mamy dostęp jako administrator rekomendujemy pierwsze rozwiązanie. Gdy system jest własnością Wspólnoty, wszelkie dane, historia finansowa i dokumentacja pozostają w Państwa dyspozycji nawet w przypadku zmiany firmy administrującej. Mają wtedy Państwo gwarancję ciągłości danych i pełnej kontroli nad informacjami dotyczącymi Państwa nieruchomości.

System jest intuicyjny i dostępny przez przeglądarkę internetową, co umożliwia szybki dostęp do najważniejszych informacji o Wspólnocie z dowolnego miejsca. Ułatwia m.in. monitorowanie płatności, zgłaszanie usterek, przeglądanie dokumentów czy śledzenie statusu zadań administracyjnych. Dzięki temu zarówno zarząd Wspólnoty, jak i poszczególni właściciele (w zależności od ustalonych uprawnień) mogą na bieżąco śledzić sprawy Wspólnoty. Inwestycja w nowoczesne technologie przekłada się na większą przejrzystość i sprawniejszą obsługę – Państwa komfort i dostęp do informacji są dla nas najważniejsze.

Kompleksowy zakres usług

• Zarządzanie administracyjne: Bieżące prowadzenie i archiwizacja dokumentacji Wspólnoty, przygotowywanie i organizacja zebrań właścicieli (w tym sporządzanie zawiadomień, porządku obrad oraz protokołów z zebrań), obsługa korespondencji i kontaktów z urzędami oraz innymi instytucjami. Zapewniamy także codzienną obsługę właścicieli lokali – udzielamy informacji, przyjmujemy zgłoszenia i dbamy o sprawną komunikację pomiędzy Zarządem a mieszkańcami.

• Nadzór techniczny: Planowanie oraz organizacja wymaganych przeglądów budowlanych i instalacyjnych (m.in. przeglądy roczne i pięcioletnie, kontroli instalacji gazowych, elektrycznych itp.), nadzór nad bieżącym utrzymaniem technicznym budynku i urządzeń (np. wind, systemów zabezpieczeń), zlecanie i kontrola prac konserwacyjnych. Pomagamy w przygotowaniu planów remontowych, poszukiwaniu wykonawców i nadzorze nad realizacją remontów. W razie większych inwestycji zapewniamy wyszukanie dla wspólnoty odpowiedniego inspektora nadzoru inwestorskiego , dbając o interesy Wspólnoty na każdym etapie prac.

• Obsługa księgowa: Prowadzenie pełnej ewidencji finansowej Wspólnoty zgodnie z obowiązującymi przepisami. Tworzymy indywidualne kartoteki rozliczeń dla każdego lokalu, dzięki czemu każdy właściciel ma dostęp do aktualnych informacji o swoich naliczeniach i wpłatach. Rozliczamy koszty mediów (woda, ogrzewanie, wywóz śmieci itp.) i przygotowujemy okresowe oraz roczne sprawozdania finansowe Wspólnoty. Zapewniamy terminowe składanie deklaracji, w tym rocznego sprawozdania finansowego oraz deklaracji CIT (jeśli jest to wymagane). Monitorujemy na bieżąco stan należności i prowadzimy windykację opłat od zalegających właścicieli, dbając o płynność finansową Wspólnoty.

• Wsparcie organizacyjne i prawne: Zapewniamy pełne wsparcie przy organizacji i obsłudze zebrań Wspólnoty – od przygotowania projektów uchwał, poprzez doradztwo w kwestiach formalnych, aż po protokołowanie przebiegu zebrania. Służymy doradztwem w rozwiązywaniu bieżących problemów Wspólnoty oraz interpretacji przepisów prawa dotyczących nieruchomości wspólnej. W zakresie obsługi prawnej współpracujemy z doświadczonymi prawnikami, aby każda decyzja Wspólnoty miała solidną podstawę prawną.

• Reprezentacja przed instytucjami: W razie potrzeby reprezentujemy Wspólnotę przed urzędami, dostawcami mediów czy innymi podmiotami w sprawach związanych z bieżącym zarządzaniem nieruchomością. Jeśli zajdzie konieczność występowania w imieniu Wspólnoty na drodze sądowej (np. w sprawach windykacyjnych przeciwko dłużnikom lub innych kwestiach prawnych), jesteśmy gotowi podjąć się tego zadania na podstawie odrębnego pełnomocnictwa i umowy. Gwarantujemy przy tym profesjonalizm i skuteczność działania, mając na uwadze dobro Wspólnoty.

Kary Umowne

Jako jedna z nielicznych firm na rynku, jesteśmy gotowi zagwarantować jakość naszych usług na piśmie poprzez uwzględnienie w umowie zarządzania surowych kar umownych za niedotrzymywanie ustalonych terminów lub niewywiązywanie się z obowiązków. Oznacza to, że bierzemy na siebie finansową odpowiedzialność w przypadku ewentualnych zaniedbań. Nie jest to zwykła formalność ani pusty zapis – dla Zarządu Właścicielskiego stanowi to realne narzędzie egzekwowania wysokiej jakości obsługi.

Wprowadzenie kar umownych świadczy o naszym pełnym zaangażowaniu i pewności co do standardu świadczonych usług. W praktyce daje to Państwu dodatkową gwarancję, że wszystkie zadania będą realizowane terminowo i z należytą starannością. Jeśli zdarzyłoby się niedopatrzenie z naszej strony – co jest mało prawdopodobne dzięki naszym procedurom kontroli jakości – poniesiemy za to wymierne konsekwencje. Taki zapis w umowie buduje partnerstwo oparte na zaufaniu i odpowiedzialności, ponieważ obie strony umowy mają jasno określone prawa i obowiązki, a Państwo zyskują mechanizm ochronny na wypadek niepożądanych sytuacji.